پاسخ به سؤال اصلی
پیش از نوشتن، پیام را کامل بخوانید. فقط در صورت نیاز مسئله را بازگو کنید و اطلاعات موجود در گفتگو را دوباره نپرسید.
یک قدم بعدی روشن پیشنهاد دهید
فهرست بلند احتمال‌ها ممکن است مسئله‌ای کوچک را پیچیده جلوه دهد. از مفیدترین اقدام شروع کنید و نتیجهٔ مورد انتظار را توضیح دهید. اگر اطلاعات بیشتری لازم دارید، سؤال مشخص بپرسید.
ابهام را صادقانه بیان کنید
موضوع نیازمند بررسی را توضیح دهید. نتیجه یا زمانی را که تیم به آن متعهد نشده وعده ندهید. به‌روزرسانی کوتاه و دقیق مفیدتر است.
کمک به همکار بعدی
هنگام انتقال، هدف، شواهد و اقدامات قبلی را خلاصه کنید تا مشتری مجبور به توضیح دوباره نشود.